Communicatietrends

Je hebt jezelf en je onderneming op de kaart gezet. Je hebt effectieve reclame gemaakt. De juiste producten heb je in huis. Of je biedt de juiste diensten aan. Ook heb je de ervaring die telt. Bovendien heb je je verdiept in je klant. Niet alleen heb je vertrouwen gewekt, maar ook ben je de interactie aangegaan. Dus nu is het moment daar: je moet een offerte uitbrengen.

Een goede offerte.

Dat is op zichzelf goed nieuws. Niet dat je de champagne al kunt openrukken. Maar je bent al door de nodige ronden heen. En dus komt het aan op een goede offerte, die doet wat een offerte moet doen: de opdracht binnenhalen tegen de juiste voorwaarden. Jij moet tevreden zijn met de prijs die je kunt krijgen en je klant is tevreden met de waar die zij of hij voor haar of zijn geld krijgt. Maar waar moet een goede offerte nu aan voldoen? Je leest het in deze 11 korte kernachtige punten.

1. Weet wat de klant wil en vraagt.

Je kunt pas een goede offerte opstellen als je exact weet wat de klant van jou wil. Daar kom je achter door de juiste vragen te stellen. Op basis van dat gesprek, een dialoog tussen jou en je potentiële klant, kom je tot de vereiste goede voorbereiding voor je offerte.

Groot voordeel: je kunt de wens of eis van de klant duidelijk laten terugkomen aan het begin van je offerte.

2. Is een offerte eigenlijk wel zinvol?

Het komt voor, en vaker dan je wilt, dat mensen roepen: maak maar een offerte. Probeer altijd na te gaan of dat wel zin heeft. In de meeste gevallen heb je wel door of de vraag serieus is of niet. Maar het gebeurt dat iemand de zin ‘stuur maar een offerte’ uitspreekt om van je af te zijn. En het gebeurt ook dat de klant jouw offerte gebruikt ter vergelijking of zelfs om zijn huidige leverancier onder druk te zetten om de prijs te verlagen of andere voorwaarden aan te passen. En dat geeft je alleen maar valse hoop.

3. Stel je zeker op.

Je mag een offerte uitbrengen omdat die andere partij ervan overtuigd is dat jij zijn of haar problemen oplost, goede ideeën hebt voor zijn of haar business en uitdagingen of gewoon hem of haar werk uit handen neemt. Vermijd in de tekst van je offerte dan ook disclaimers en onzekere frasen zoals ‘Proberen’, ‘Trachten’, ‘Zo snel mogelijk’ en ‘Wij gaan ons best doen’. Allemaal uitingen van onzekerheid waar geen klant op zit te wachten.

4. Beloof alleen wat je echt kunt waarmaken.

Koeien met gouden hoorns beloven kan iedereen. Maar stel de zaken niet mooier voor dan ze zijn. Vraag ook niet een te lage prijs. Dan sleep je de opdracht misschien wel binnen maar niet tot jouw eigen tevredenheid, omdat je erop verliest. Dat werkt niet lekker.

5. Richt je op de opdracht niet op je eigen bedrijf.

Sommige ondernemers begaan de fout om in de offerte uitgebreid te vertellen over hun bedrijf, en hoe goed ze zijn. Vermijd dat, en concentreer je in je offertetekst op de opdracht of op welke problemen jij gaat oplossen voor je klant. In feite is hoe je de offerte opstelt en hoe die overkomt belangrijker dan de prijs die je vraagt.

6. Hou je offerte kort.

Less is more, ook in een offerte. Korte en bondige en o ja vooral actieve en enthousiasmerende tekst wordt tenslotte eerder gelezen dan lange lappen. En je klant begrijpt meteen dat jij geen tijd verloren laat gaan met onnodige lange verhalen.

7. Vermijd clichétaal.

Begin een offerte niet met zinnen als ‘In aansluiting op ons prettige gespr…’ want de lezer is al bij het vierde woord van zo’n zin in slaap gevallen. Stel direct in de eerste zin iets positiefs aan de orde, iets dat activeert. Verwerk er een wens of uitspraak van je klant in, die je uit je gespreksaantekeningen haalt. Je doet daar je klant dubbel plezier mee. Hij of zij weet zich gehoord en wordt direct meegenomen in jóúw enthousiasme. Hij/zij ruikt dan al of jij echt zin hebt in de opdracht. Dat is veel en veel belangrijker dan een laag tarief, een concurrerende prijs of korting.

8. Zorg voor een prettige opmaak.

De vormgeving van je offerte is van meer belang dan je denkt. De lezer moet het liefste direct overzicht hebben over wat je aanbiedt tegen welke voorbeelden en tegen welke prijs.

Houd een offerte dus naast beknopt ook overzichtelijk. Als je wilt uitweiden over bepaalde punten of technische specificaties kun je beter noten opnemen dan alles in één tekst te verwerken. Dus zorg ook voor een fijne niet te brede zetbreedte, een aangename bladspiegel, een lekker leesbaar lettertype, kopjes tussen de alinea’s, duidelijke afbeeldingen.

9. Vermijd spelfouten. Tegen elke prijs.

Spelfouten in een offerte zijn als vlekken op je lichtblauwe jurk of witte overhemd als je voor de raad van bestuur een presentatie houdt: storend en nogal afleidend voor je boodschap, en vooral afdoend aan het vertrouwen dat mensen in jou hebben.

10. Vertel expliciet waarom jij de beste bent.

Je vat samen wat je klant wil en je formuleert wat jij kunt betekenen tegen welke voorwaarden. Dat is in het kort de strekking van een offerte. Wat veel ondernemers of verkopers vergeten is uitdrukkelijk aan te geven waarom zij de beste zijn om het betreffende varkentje te wassen. Wat jouw grote pluspunten zijn, en de voordelen voor de opdrachtgever.

11. Bel je offerte na.

Doe je offerte de deur (lees: de mail) uit en neem snel daarna contact op met je potentiële opdrachtgever. Per mail of per telefoon. Probeer eventueel een vervolgafspraak te maken maar ga niet lijdzaam zitten afwachten.