Communicatietrends

De succesvolle branding van een evenement gaat verder dan het simpelweg opnemen van het kleurenschema en logo van je bedrijf. Het vereist een holistische aanpak met strategische planning, creativiteit en oog voor detail. Door middel van overtuigende visuele elementen, zorgvuldig doordachte boodschappen en gepersonaliseerde ervaringen voor deelnemers, kun je een onvergetelijk evenement creëren.

Hier volgen enkele belangrijke stappen die je moet nemen bij het plannen van je evenement, van begin tot eind.

Stap 1. Definieer je visuele identiteit

Een goede visuele identiteit laat je evenement direct opvallen. Een samenhangende en interessante visuele uitstraling helpt bij het opbouwen van een unieke en herkenbare merkbeleving voor de deelnemers.

Begin met het bepalen van het overkoepelende thema of concept van je evenement. Denk na over het doel van het evenement, het publiek en de gewenste sfeer. Kies een thema dat aansluit bij je merk en aantrekkelijk is voor de deelnemers. Dit thema helpt je bij het maken van keuzes met betrekking tot de locatie, decoratie, entertainment en activiteiten.

Ontwikkel vervolgens een uniek logo dat zowel je merk vertegenwoordigt als de essentie van het evenement vastlegt. Het logo moet op zichzelf staan en zowel de naam van het evenement als visuals die het thema symboliseren bevatten. Zorg ervoor dat het logo veelzijdig is en op verschillende evenementmaterialen gebruikt kan worden, zoals grote borden en promotieartikelen zoals kleding en drinkgerei.

Daarnaast is het belangrijk om een consistent ontwerpschema te ontwikkelen. Kies een kleurenpalet dat je merk weerspiegelt en aansluit bij het thema en logo. Gebruik lettertypen die passen bij de persoonlijkheid van je merk en het evenement, en die gemakkelijk leesbaar zijn. Integreer ontwerpelementen zoals patronen of afbeeldingen die de visuele aantrekkingskracht versterken. Consistentie is essentieel – het gehele ontwerpschema moet op alle materialen toegepast kunnen worden om een samenhangend geheel te vormen.

Stap 2. Ontwikkel je kernboodschap

Je kernboodschap bevat de belangrijkste waarde en visie van je evenement voor het publiek. Elke boodschap die een deelnemer ontvangen, moet duidelijk, boeiend en motiverend zijn.

Definieer eerst het kerndoel van je evenement. Welk probleem wil je oplossen? Schrijf een beknopte en overtuigende boodschap waarin je uitlegt wat het evenement te bieden heeft, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich kunnen voorbereiden.

Het is ook belangrijk om de unieke waarde van je evenement te benadrukken in je kernboodschap. Welke kennis, inzichten of ervaringen zullen deelnemers opdoen? Breng ook de visie en overkoepelende doelen van het evenement naar voren. Door je boodschap af te stemmen op deze visie, creëer je een gevoel van doelgerichtheid, inspireer je je publiek en maak je ze enthousiast voor wat er komen gaat.

Zorg ervoor dat je kernboodschap consistent is op al je marketingkanalen. Je website, social media berichten, advertenties, e-mails en evenementmaterialen moeten dezelfde toon, waardeproposities en visie bevatten.

Stap 3. Stel een marketingplan op

Nadat je de kernboodschap en visuele identiteit van je evenement hebt ontwikkeld, kun je deze implementeren via een marketingplan.

Begin met het stellen van realistische doelen om je impact te maximaliseren. Denk na over het aantal registraties, het inzamelen van donaties voor een goed doel of de omzet die je hoopt te behalen.

Stel vervolgens een marketingplan op met deze doelen in gedachten. Identificeer de kanalen die je nodig hebt om je doelgroep te bereiken. Reageren ze het beste op e-mails, social media advertenties, direct mailings of een combinatie hiervan?

Overweeg belangrijke marketingmethoden, zoals het creëren van een speciale evenementenwebsite of landingspagina waarmee ze zich kunnen registreren en toegang kunnen krijgen tot belangrijke informatie zoals de locatie, programma, informatie over de sprekers en waar zij zich op kunnen registreren. 

Denk daarnaast  ook aan het gebruik van digitale marketingkanalen zoals e-mailcampagnes en social media om potentiële deelnemers naar je registratiesite te trekken. 

Vergeet ook niet om direct mailings te versturen met fysieke informatie zoals een officiële uitnodiging of brochure met daarin het (voorlopige) programma. Omdat het tastbaar is valt het op en wordt het minder snel weggegooid. Voeg een QR-code toe voor eenvoudige toegang tot je registratiesite!

Stap 4. Creëer een unieke ervaring

Als het evenement nadert, wordt het tijd om je voor te bereiden op de dag zelf. Er zijn veel elementen nodig om een geweldige ervaring voor de deelnemers te creëren. Van bewegwijzering tot interactieve media en giveaways. Plan vooruit om ervoor te zorgen dat je al deze materialen en activiteiten op tijd klaar hebt.

Aankleding

Binnenreclame is cruciaal om deelnemers goed door je evenement te leiden en om je merk te versterken. Gebruik je thema, logo en boodschap om bewegwijzering te ontwerpen die de ervoor zorgt dat de locatie volledig de sfeer van jouw evenement krijgt.

• Routebewegwijzering: pijlen, markeringen en wegwijzers helpen deelnemers om zonder problemen door de locatie te navigeren en te vinden waar ze moeten zijn.
• Afbeeldingen: stickers op muren, vloeren, trappen en pilaren versterken de sfeer en het thema van het evenement.
• Verplaatsbare materialen: uittrekbare banners, vlaggen,  borden en posters kunnen gemakkelijk worden verplaatst indien nodig. Daarnaast kun je belangrijke informatie delen en specifieke gebieden markeren.
• Fotokaders: bied deelnemers iets leuks om te doen door bijvoorbeeld een thematische fotolijst neer te zetten of een achtergrond waar gasten foto's kunnen maken om te delen op social media. Op deze manier vergroot je ook de bekendheid van je evenement.

Gedrukte materialen

Bied deelnemers een fysiek welkomstpakket met alle gedrukte materialen die ze nodig hebben voor deelname aan het evenement.

• Naambadges en menukaarten zijn handig tijdens netwerkmomenten en helpen deelnemers bij het kiezen van cateringopties.
• Programma's en brochures helpen deelnemers meer te weten te komen over sprekers en beslissen welke sessies ze willen bijwonen.
• Handouts en trainingsmateriaal versterken wat deelnemers hebben geleerd, bevatten voldoende ruimte om aantekeningen te maken en dienen als herinnering na afloop van het evenement.

Promotionele items

Iedereen houdt van goodies! Kies unieke, thematische promotionele artikelen om uit te delen tijdens het evenement of op te nemen in een goodiebag die deelnemers mee naar huis kunnen nemen. Draagbare items zijn praktisch en helpen je merk te verspreiden telkens wanneer ze worden gedragen. Overweeg het uitdelen van tassen of kleding, zoals shirts, sweatshirts, jassen en petten met je logo.

Interactief entertainment

Vergeet niet je evenement aan te kleden met de juiste entertainment en hospitality! Werk samen met andere partijen om van je evenement een extra prettige ervaring te maken.

• Catering: bied je gasten eten en drinken aan dat past bij je evenement. Zo kan een gala bijvoorbeeld een zittend diner vereisen, terwijl een conferentie wellicht snacks-to-go of een koffiebar aanbiedt.
• Live muziek: huur entertainers of muzikanten in om deelnemers te vermaken tijdens rustige momenten of om de avond af te sluiten met een feest op de dansvloer.
• Evenementen-app en sociale media: laat een speciale app ontwikkelen om evenementinformatie, schema's, plattegronden en sociale forums te hosten waar deelnemers met elkaar kunnen communiceren. Je kunt ook hashtags creëren om mensen te motiveren om berichten op social media te plaatsen.

Follow-up na het evenement

Houd de vaart erin, ook na het vertrek van de laatste gast! Zorg ervoor dat je merk in gedachten blijft door effectieve follow-up communicatie.

• Digitale marketing: creëer een campagne met digitale touchpoints voor deelnemers en volgers. Stuur een follow-up e-mail met de hoogtepunten van het evenement, links naar de presentaties of een enquête om erachter te komen wat de deelnemers van je evenement vonden. Deel foto's op social media om alvast wat zaadjes te planten voor je volgende bijeenkomst.
• Direct mail: zorg ervoor dat elke deelnemer een persoonlijke follow-up ontvangt via direct mail. Bij sponsors kan een handgeschreven bedankbriefje een blijvende indruk achterlaten.

Sterke branding is belangrijk voor je evenement 

Het organiseren van een evenement gaat verder dan alleen het boeken van een locatie en het samenstellen van een programma. Door vooruit te plannen kun je je evenement voorzien van mooie visuele elementen en met een boodschap die je visie ondersteunen. Zo creëer je een bijzondere ervaring met jouw merk.

Heb je hulp nodig bij het plannen van een komend evenement? Multicopy helpt organisaties en bedrijven om beurzen, conferenties en andere evenementen naar een hoger niveau te tillen met grootschalige bewegwijzering, professioneel drukwerk, op maat gemaakte promotiematerialen en nog veel meer! Bezoek je lokale Multicopy-vestiging om aan de slag te gaan.